Présentation fonctionnelle de Civi CRM
Suite à l’installation de ce CRM, je vais vous présenter les fonctionnalités du CRM open source. Pour cette présentation fonctionnelle, je vais utiliser le site WordPress de mon comité de quartier. Je m’occupe de la gestion de leur site et les personnes de cette association avaient besoin d’un outil pour gérer au mieux leurs membres et leurs contacts. Du coup, j’ai installer le plugin CiviCRM et je vais vous présenter l’interface et les fonctionnalités utiles pour cette association.
Présentation de l’interface suite à l’installation de CiviCRM
L’installation du plugin CiviCRM apporte quelques modifications dans l’administration WordPress. Sur le menu à gauche, vous avez une nouvelle option à votre disposition, un menu CviCRM et un menu Settings. En haut de l’écran au niveau de la barre d’administration de WordPress, le CRM ajoute encore des nouveaux menus pour gérer, administrer vos contacts.
Avec CiviCRM, le menu principal se présente comme cela :
- A côté du logo de CiviCRM, vous avez un champ spécifique pour rechercher rapidement un contact selon certains critères (nom, adresse mail, identifiant, prénom, nom de famille, etc …). Au survol de ce champ, les options de recherche s’affichent.
- Un menu Rechercher : via ce menu vous pouvez effectuer des recherches précises sur vos contacts et sur votre base de données du CRM. Via ce menu vous pouvez effectuer une recherche avancée selon certains critères (menu recherche avancée). Par exemple, vous pouvez effectuer une recherche sur les notes d’un contact en utilisant un mot précis. Vous avez également via ce menu un accès à une fonctionnalité phare du crm, searchkit. Cette fonctionnalité permet de créer des rapports détaillés en utilisant les données de votre CRM. Ces rapports (avec une couche angular) peuvent être utilisés pour agrémenter le CRM ou alors une page WordPress. Cette option offre de nombreuses possibilités.
- Un menu Contacts : sur cette rubrique vous pouvez ajouter des contacts selon les types initialement paramétrés dans le CRM. Vous avez également accès à un menu pour importer des contacts via un fichier csv. Option très pratique de CiviCRM. Via ce menu vous pouvez également gérer les tags et les groupes de vos contacts.
- Un menu Contributions : toutes les contributions sont listées dans cette rubrique. Un tableau de bord liste toutes les contributions. Un graphique permet de visualiser plus facilement la somme collectée par l’organisation via les contributions. La gestion des contributions et des tarifications se fait via ce menu.
- Un menu Mailings : cette option mailing de civi crm est très puissante et vous pouvez envoyer des mails depuis votre CRM. Toute la gestion de ces mails s’effectue via ce menu. Un menu modèle de message permet également de paramétrer des modèles spécifiques propres à votre association. Un système de token permet d’ajouter les données des champs dans le contenu du message. En téléchargeant l’extension mosaico vous pouvez étendre les fonctionnalités de l’option mailing. Cette extension permet de créer des templates de newsletter directement depuis l’interface du CRM. Souvent les associations possèdent un compte mailchimp ou sendinblue pour leurs envois de mails marketings ou autres. Avec CiviCRM vous pouvez gérer ces envois de mail directement depuis votre interface.
- Un menu Adhésions : via ce menu vous pouvez gérer les adhésions de votre association. Un tableau de bord liste toutes les adhésions de votre organisation. En un clin d’oeil vous pouvez visualiser les membres à jour ou non.
- Un menu Administrer : ce menu est visible uniquement pour les admnistrateurs. C’est le menu général pour paramétrer le CRM selon les besoins de l’organisation. On peut créer des champs personnalisés, paramétrer des listes déroulantes, installer des extensions tierces, etc …
- Un menu Support : ce menu regroupe différents liens utiles pour aider au mieux les utilisateurs du CRM. L’utilisateur peut voir un lien vers la documentation de CiviCRM. Il est également possible de chercher un expert via l’annuaire officiel de CiviCRM. Enfin, un menu spécifique est mis à la disposition des développeurs pour manipuler les données du CRM via les api. Je vous ferais un article dédié sur l’utilisation spécifique ce menu 🙂
Le menu settings de CiviCRM
Le menu settings présent dans le menu de gauche de WordPress permet de régler des paramètres génériques au CRM.
A l’installation du plugin dans WordPress, CiviCRM créé une page nommée CiviCRM.
La page CiviCRM créée par l’outil est importante. Si vous voulez afficher des données du CRM sur des pages WordPress, CiviCRM utilisera cette page. Il ne faut pas la supprimer.
Dewy
Configuration du type de contact dans le CRM
La première chose à faire, suite à l’installation de civicrm est de paramétrer de suite les types de contacts inhérents à votre organisation. En effet, les associations possèdent une multitude de contacts. Ces contacts peuvent être classifiés selon leur type selon leur statut dans l’association (membre), leur catégorie professionnelle ou leur poste de travail au sein de l’organisation. Nativement, le CRM possède des types de contacts pré configurés :
- Particulier
- Foyer
- Organisation
Pour une meilleure gestion des contacts d’une association, il est préférable de créer un sous type de contact. Pour mon association du comité de quartier, je souhaite ajouter un nouveau type de contact, membres. Je vais donc paramétrer un sous type de contact via le menu Administrer > Personnaliser les données et écran > Type de contact. Ensuite vous devez cliquer sur Ajouter un type de contact pour paramétrer votre sous type de contact.
Pendant ce paramétrage, il est important d’assigner votre sous type de contact avec un type de contact de base, soit pour notre cas le type de contact Particulier. En faisant ceci, le sous type de contact membres possède, déjà par héritage, tous les champs du type de contact particulier. On a bonne base de travail.
Paramétrage des données personnalisées pour notre nouveau type de contact
Le type de contact Particulier possède une multitude de champs pour qualifier le contact dans le CRM.
Par héritage le type de contact membres possède également ces champs. Avec CiviCRM, il est possible d’ajouter des champs personnalisés spécifiques pour chaque type de contact. Dans mon cas, j’importe une liste de contacts présentes sur sendinblue dans le CRM. Cette liste sendinblue possède quelques dates que je souhaite voir dans ma base de données du CRM. J’ai donc créé un champ personnalisé date pour le sous type de contact membre.
Pour faire ce paramétrage il faut suivre le chemin suivant : Administrer > Personnaliser les données et écran > Données personnalisées. Sur cette page, toutes les données personnalisées utiles pour la gestion de vos contacts sont listées. Vous pouvez également créer des ensembles pour ranger plus facilement des champs personnalisés. Cela est pratique quand vous devez paramétrer beaucoup de champs personnalisés pour vos contacts.
Pour mon comité de quartier je vais créer un ensemble de champs personnalisé en cliquant sur le bouton .
Cet ensemble de champs, je l’assigne à mon nouveau type de contact membres. Tous les champs rangés dans cet ensemble seront disponibles uniquement pour ce type de contact. Lors de la création, vous pouvez également paramétrer une aide à la saisie pour les différents utilisateurs du CRM.
Maintenant que cet ensemble est créé, on peut ajouter un champ spécifique soit la date d’import dans la liste de sendinblue. Cette donnée est pertinente pour l’association. Voici ci dessous un exemple de paramétrage d’un champ personnalisé de type date.
Du coup suite à ce paramétrage on peut voir sur un contact de type membre, l’ensemble initialement créé.
Voici une première présentation du CRM open source CiviCRM. L’outil propose une multitude de fonctionnalités utiles pour une association. Vous pouvez également étendre les fonctionnalités du crm en utilisant des extensions. Il en existe beaucoup pour couvrir de nombreux besoins tel que l’édition des reçus fiscaux ou encore la gestion des frais. D’autres articles de présentation de CiviCRM viendront enrichir ce blog. Restez connectés !!